Burocracia sin papeles

Cada día se ponen en práctica una serie de aplicaciones informáticas en la administración pública a fin de agilizar y mejorar el rendimiento de toda la burocracia. Toda esta estructura administrativa que funciona con procedimientos explícitos todavía no alcanza un nivel de perfección que ayude a la rapidez administrativa. Esto se puede comprobar fácilmente cuando uno realiza todo tipo de gestiones ante los órganos que conforman los diferentes poderes del estado. Uno de los requisitos es entrenar a todo el personal del estado en las tecnologías de la información con cierta profundidad. No se trata solamente de manipular mecánicamente los diferentes aparatos electrónicos tales como las Computadoras Personales, impresoras, scanner o teléfonos celulares de diferentes tipos sino también de tener una visión cualitativa de todos estos equipos, para innovar y simplificar todo tipo de información y tramites. Además es indispensable optimizar el espectro electromagnético base de todo tipo de comunicaciones móviles. Esto permitiría integrar todos los sistemas administrativos del Estado para mejorar una serie de procedimientos. Por ejemplo el uso de la firma digital o electrónica, podría sustituir a la firma personal en todos los trámites burocráticos que exijan este requisito. El objetivo es apuntar a una estructura estatal sin trámites. Para alcanzar este fin el uso masivo de las tecnologías de la información y telecomunicaciones es indispensable. Este ideal administrativo, reduciría al máximo el uso del papel en todo tipo de gestión y archivo. Por ejemplo en el poder Judicial, la ruma de expedientes que se almacenan en los anaqueles de todos los juzgados, es impresionante. Para cualquier tipo de litigio, se tiene que hacer “un escrito” adjuntar una serie de fotocopias. Todo este cumulo de papeles que también se da en casi todas las entidades estatales, hace lenta, por decir lo menos, las gestiones y atenta contra la eficacia que debe tener cualquier institución pública. Esto se puede suprimir mediante el uso eficiente de los instrumentos informáticos y de comunicación existentes. La aplicación informática en las entidades estatales anularía la tendencia a compartimientos estanco que existe actualmente y que tanto traba las decisiones estatales. Cuando todas las instituciones del país, estén interconectadas electrónicamente, será muy fácil acceder a una base de datos a fin de obtener automáticamente cualquier tipo de solicitud que se pida a estas entidades. Autorizaciones, licencias, permisos, litigios y todo tramite estatal, tendrían un manejo cualitativamente distinto a como se procede actualmente. Es decir que la rapidez de las respuestas y la seguridad harían la diferencia. Sin embargo digitalizar toda la información existente en el Estado no es una tarea simple pero a eso se tiene que llegar en el menor plazo posible. Todo depende de la voluntad política y del trabajo de concientización que se debe efectuar entre toda burocracia para que los resultados sean óptimos. En este último aspecto habrá una gran resistencia al cambio, que es una respuesta natural cuando tratamos de innovar una serie de sistemas que siempre “han trabajado” así. Además el sistema informático, minimizara la corrupción que ahora campea en los diferentes estamentos estatales, que muchas veces detienen los procesos administrativos para lucrar dolosamente. Por Manuel J. Villanueva Consultor Internacional Twitter: @manueljvillanue